COORDINACIÓN ACTIVIDADES EMPRESARIALES


Gestión documental proveedores y contratistas

Gestión Documental CAEPYME Servicio de gestión documental de CAE para subcontratistas y mantenedores Mantenimiento · Industria · ...
Cada vez más, los clientes solicitan a sus proveedores y contratistas la presentación de la documentación de empresa y trabajadores para poder acceder a sus instalaciones.

Además, los clientes utilizan sistemas de control documental diferentes, por lo que la tarea de presentación de documentos se ha convertido en un auténtico dolor de cabeza para las pequeñas empresas y autónomos.

El servicio de gestión documental de coordinación de actividades empresariales de NETFAL para proveedores y contratistas resuelve a las empresas el problema de la gestión administrativa asociada a la autorización de acceso a las instalaciones de su cliente.

Servicio dirigido a:

  • Empresas y trabajadores autónomos que realizan actividades dentro de recintos industriales u obras de construcción.
  • Para actividades de mantenimiento, instalaciones, suministros, contratistas y subcontratistas.

Descripción del servicio:

La empresa presenta una sola vez la documentación de empresa y trabajadores a NETFAL.

NETFAL mantiene una base de datos con los documentos de la empresa, de forma actualizada y consultable por la empresa en todo momento. En caso de subcontratación, NETFAL solicita los documentos a la empresa subcontratada, y la incorpora a la base de datos.

Cuando la empresa necesita acceder a un centro de trabajo del cliente, lo comunica a NETFAL y automáticamente se presentan los documentos al cliente final. En caso de que el cliente solicite la documentación mediante plataforma, NETFAL encarga del mantenimiento automático de documentos solicitados.

Ventajas:

  • La empresa evita tener que presentar constantemente documentación a clientes, y únicamente comunicará a NETFAL a qué centros de trabajo debe acceder.
  • La documentación se encuentra siempre actualizada y consultable, en una base de datos fiable a disposición de la empresa.
  • Evitar pérdidas por personal sin autorización de acceso. El sistema ayuda a evitar que el personal esté parado en la entrada a instalaciones por falta de presentación de documentos.
  • Ahorro de costes. El servicio de NETFAL es comparativamente, mucho más económico que el coste interno del personal administrativo.

Gestión documental Titular centro de trabajo.
La coordinación de actividades empresariales lleva implícito el control documental de los proveedores y contratistas, tarea a la que el Departamento de HSE debe dedicar un tiempo que sería preferible emplear en actividades técnicas de mayor valor para la empresa.

Ofrecemos la posibilidad de externalizar el área de gestión documental CAE total o parcialmente, mediante soluciones da medidas diseñadas para cumplir con una serie de objetivos:

  • Garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de PRL y normas establecidas por parte de los proveedores / contratistas, a partir de la comprobación de los registros documentales.
  • Facilitar el control de responsabilidades que emanan de la subcontratación.
  • Disponer de la información actualizada sobre el estado de homologación de empresas y trabajadores para facilitar el control de accesos a las instalaciones.
  • Disponer de una base de datos fiable, en cuanto a copias de seguridad y confidencialidad de los datos que se gestionan y que facilite la consulta del histórico documental. Integrar el sistema entre departamentos, de forma que permita aplicar el control documental de proveedores homologaciones, compras, pagos, etc.
  • Liberar al departamento de HSE de la empresa de las tareas administrativas vinculadas a la gestión documental.
  • Bajar los costes de producción indirectos imputables a la actividad de control documental, mediante la utilización de recursos administrativos externos.
  • Evitar los posibles costes derivados de tener personal parado por no poder acceder al centro de trabajo.

Servicios

Control documental proveedores y contratistas

Solicitud de documentación a empresas, análisis y validación, según criterios de cumplimiento establecidos por el cliente.

Se puede realizar con software implantado por nosotros o sobre el sistema del cliente. Trabajamos con la mayoría de plataformas del mercado. Trabajamos con un plazo de validación de documentos de 24h y atendemos las gestiones urgentes inmediatamente.

Implantación de plataforma de gestión documental CAE.

Implantación de plataforma específica de la gestión documental de CAE mediante software en formato Saas por Internet (Software como servicio) Cloud Computing, que no requiere que el cliente realice inversión en hardware, ni en mantenimiento informático, ni en copias de seguridad.

Ventajas

  • La empresa dispone de toda la documentación propia y de subcontratas permanentemente actualizada, en una base de datos fiable y consultable en todo momento por los diferentes departamentos de la empresa.
  • Accesibilidad y Disponibilidad global a los datos desde cualquier lugar mediante autorizaciones expresas para perfiles y niveles de la Aplicación.
  • Entorno colaborativo: integra a todos los actores participantes en la gestión. La solicitud de documentación a subcontratistas se realiza de forma automática.
  • Permite la homologación de empresas y trabajadores, según el puesto de trabajo y los equipos que pueden manejar.
  • Vencimientos específicos para cada tipo de documento y aviso antes de su caducidad.
  • OCR: Reconocimiento automático de documentos.
  • Definición de documentos críticos para el control de accesos o pago de certificaciones.
  • Integración CAE con sistemas ERP, CRM, Accesos.
  • Integración de la plataforma de gestión documental CAE con el sistema de gestión de la información interna de la empresa.
  • Posibilidad de vincular el personal autorizado a turnos de entrada, sistemas de lectura de tarjetas, etc.
  • Gestión del control de accesos.
  • Coordinación con los controles de entrada al centro de trabajo para la autorización de acceso de personal a las instalaciones, ya sea mediante comunicación directa o con software integrado.
  • Control documental suministros y ADR.
  • Solicitud de documentación a empresas, análisis y validación, según criterios de cumplimiento establecidos por el cliente. Servicio destinado al cumplimiento CAE con empresas suministradoras y de transporte que entran en centros de trabajo, aunque no tengan vinculación contractual con la empresa.
  • Consultoría especializada CAE.
  • Procedimientos de coordinación de actividades empresariales.
  • Protocolos de control documental.
  • Auditoria sobre sistemas de gestión documental.
  • Asesoramiento sobre la aplicación del RD1627 / 97 en trabajos de mantenimiento en los centros de trabajo, por parte de consultores expertos. Personal técnico de apoyo a HSETècnics de PRL con experiencia en trabajos de mantenimiento, de apoyo al departamento HSE en el desarrollo de funciones técnicas de coordinación de actividades empresariales.
  • Coordinación de Actividades Empresariales.
  • Software SAAS de gestión CAE.
  • Auditoría de Gestión Documental.
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