Gestión documental Titular centro de trabajo

La coordinación de actividades empresariales lleva implícito el control documental de los proveedores y contratistas, tarea a la que el Departamento de HSE tiene que dedicar un tiempo que sería preferible emplear en actividades técnicas de mayor valor para la empresa.

Ofrecemos la posibilidad de externalizar el área de gestión documental CAE total o parcialmente, mediante soluciones da medida diseñadas para cumplir con una serie de objetivos:

  • Garantizar el cumplimiento de la legislación en materia de PRL y normas establecidas por parte de los proveedores/contratistas, a partir de la comprobación de los registros documentales.
  • Facilitar el control de responsabilidades que emanan de la subcontratación.
  • Disponer de la información actualizada sobre el estado de homologación de empresas y trabajadores para facilitar el control de accesos a las instalaciones.
  • Disponer de una base de datos fiable, en cuanto a copias de seguridad y confidencialidad de los datos que se gestionan y que facilite la consulta del histórico documental.
  • Integrar el sistema entre departamentos, de forma que permita aplicar el control documental de proveedores a homologaciones, compras, pagos, etc.
  • Liberar al departamento de HSE de la empresa de las tareas administrativas vinculadas a la gestión documental.
  • Bajar los costes de producción indirectos imputables a la actividad de control documental, mediante la utilización de recursos administrativos externos.
  • Evitar los posibles costes derivados de tener personal parado por no poder acceder al centro de trabajo.

SERVICIOS

    • Control documental proveedores y contratistas

Solicitud de documentación a empresas, análisis y validación, según criterios de cumplimiento establecidos por el cliente.

Se puede realizar con software implantado por nosotros o sobre el sistema del cliente. Trabajamos con la mayoría de plataformas del mercado.

Trabajamos con un plazo de validación de documentos de 24h y atendemos las gestiones urgentes de inmediato.

    • Implantación de plataforma de gestión documental CAE

Implantación de plataforma específica de la gestión documental de CAE mediante software en formato Saas por Internet (Software como servicio) Cloud Computing, que no requiere que el cliente realice inversión en hardware, ni en mantenimiento informático, ni en copias de seguridad.

Ventajas:

      • La empresa dispone de toda la documentación propia y de subcontratas permanentemente actualizada, en una base de datos fiable y consultable en todo momento por los distintos departamentos de la empresa.
      • Accesibilidad y Disponibilidad global a los datos desde cualquier sitio mediante autorizaciones expresas por perfiles y niveles de la Aplicación.
      • Entorno colaborativo: integra a todos los actores participantes en la gestión.
      • La solicitud de documentación a subcontratistas se realiza de forma automática.
      • Permite la homologación de empresas y trabajadores, según el puesto de trabajo y los equipos que pueden manejar.
      • Vencimientos específicos para cada tipo de documento y aviso antes de su caducidad.
      • OCR: Reconocimiento automático de documentos.
      • Definición de documentos críticos para el control de accesos o pago de certificaciones.
    • Integración CAE con sistemas ERP, CRM, Accesos

Integración de la plataforma de gestión documental CAE con el sistema de gestión de la información interno de la empresa.

Posibilidad de vincular el personal autorizado a tornos de entrada, sistemas de lectura de tarjetas, etc.

    • Gestión del control de accesos

Coordinación con los controles de entrada al centro de trabajo para la autorización de acceso de personal a las instalaciones, ya sea mediante comunicación directa o con software integrado.

    • Control documental suministros y ADR

Solicitud de documentación a empresas, análisis y validación, según criterios de cumplimiento establecidos por el cliente. Servicio destinado al cumplimiento CAE con empresas suministradores y de transporte que entran en el centros de trabajo, aunque no tengan vinculación contractual con la empresa.

    • Consultoría especializada CAE
      • Procedimientos de coordinación de actividades empresariales.
      • Protocolos de control documental.
      • uditoría sobre sistemas de gestión documental.
      • Asesoramiento sobre la aplicación del RD1627/97 en trabajos de mantenimiento en los centros de trabajo, por parte de consultores expertos.
    • Personal técnico de apoyo a HSE

Técnicos de PRL con experiencia en trabajos de mantenimiento, de apoyo al departamento HSE en el desarrollo de funciones técnicas de coordinación de actividades empresariales.

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