Coordinación Actividades Empresariales

Gestió documental proveïdors i contractistes

Gestió Documental CAEPYME Servei de gestió documental de CAE para subcontractistes i mantenidors Manteniment · Indústria ·…
Cada cop més, els clients sol·liciten als seus proveïdors i contractistes la presentació de la documentació d’empresa i treballadors per poder accedir a les seves instal·lacions.

A més, els clients utilitzen sistemes de control documental diferents, per la qual cosa la tasca de presentació de documents s’ha convertit en un autèntic mal de cap per a les petites empreses i autònoms.

El servei de gestió documental de coordinació d’activitats empresarials de NETFAL per a proveïdors i contractistes resol a les empreses el problema de la gestió administrativa associada a l’autorització d’accés a les instal·lacions del seu client.

Servei dirigit a:



  • Empreses i treballadors autònoms que realitzen activitats dins de recintes industrials o obres de construcció.
  • Per a activitats de manteniment, instal·lacions, subministraments, contractistes i subcontractistes.


Descripció del servei:



L’empresa presenta una sola vegada la documentació d’empresa i treballadors a NETFAL.

NETFAL manté una base de dades amb els documents de l’empresa, de forma actualitzada i consultable per l’empresa a tot moment.
 En cas de subcontractació, NETFAL sol·licita els documents a l’empresa subcontractada, i la incorpora a la base de dades.

Quan l’empresa necessita accedir a un centre de treball del client, ho comunica a NETFAL i automàticament es presenten els documents al client final.
En cas que el client sol·liciti la documentació mitjançant plataforma, NETFAL s’encarrega del manteniment automàtic de documents sol·licitats.

Avantatges:



  • L’empresa evita haver de presentar constantment documentació a clients, i únicament ha de comunicar a NETFAL a quins centres de treball ha d’accedir.
  • La documentació es troba sempre actualitzada i consultable, en una base de dades fiable a la disposició de l’empresa.
  • Evitar pèrdues per personal sense autorització d’accés. El sistema ajuda a evitar que el personal estigui parat en l’entrada a instal·lacions per falta de presentació de documents.
  • Estalvi de costos. El servei de NETFAL és comparativament, molt més econòmic que el cost intern del personal administratiu.

Gestió documental Titular centre de treball.
La coordinació d’activitats empresarials porta implícit el control documental dels proveïdors i contractistes, tasca a la qual el Departament de HSE ha de dedicar un temps que seria preferible emprar en activitats tècniques de major valor per a l’empresa.

Oferim la possibilitat d’externalitzar l’àrea de gestió documental CAE total o parcialment, mitjançant solucions dóna mesures dissenyades per complir amb una sèrie d’objectius:

  • Garantir el compliment de la legislació en matèria de PRL i normes establertes per part dels proveïdors/contractistes, a partir de la comprovació dels registres documentals.
  • Facilitar el control de responsabilitats que emanen de la subcontractació.
  • Disposar de la informació actualitzada sobre l’estat d’homologació d’empreses i treballadors per facilitar el control d’accessos a les instal·lacions.
  • Disposar d’una base de dades fiable, quant a còpies de seguretat i confidencialitat de les dades que es gestionen i que faciliti la consulta de l’històric documental.
Integrar el sistema entre departaments, de manera que permeti aplicar el control documental de proveïdors a homologacions, compres, pagaments, etc.
  • Alliberar al departament de HSE de l’empresa de les tasques administratives vinculades a la gestió documental.
  • Baixar els costos de producció indirectes imputables a l’activitat de control documental, mitjançant la utilització de recursos administratius externs.
  • Evitar els possibles costos derivats de tenir personal parat per no poder accedir al centre de treball.

Serveis

Control documental proveïdors i contractistes

Sol·licitud de documentació a empreses, anàlisis i validació, segons criteris de compliment establerts pel client.

Es pot realitzar amb programari implantat per nosaltres o sobre el sistema del client. Treballem amb la majoria de plataformes del mercat.

Treballem amb un termini de validació de documents de 24h i atenem les gestions urgents immediatament.

Implantació de plataforma de gestió documental CAE.

Implantació de plataforma específica de la gestió documental de CAE mitjançant programari en format Saas per Internet (Programari com a servei) Cloud Computing, que no requereix que el client realitzi inversió en hardware, ni en manteniment informàtic, ni en còpies de seguretat.

Avantatges:



  • L’empresa disposa de tota la documentació pròpia i de subcontractes permanentment actualitzada, en una base de dades fiable i consultable a tot moment pels diferents departaments de l’empresa.
  • Accessibilitat i Disponibilitat global a les dades des de qualsevol lloc mitjançant autoritzacions expresses per perfils i nivells de l’Aplicació.
  • Entorn col·laboratiu: integra a tots els actors participants en la gestió.
La sol·licitud de documentació a subcontractistes es realitza de forma automàtica.
  • Permet l’homologació d’empreses i treballadors, segons el lloc de treball i els equips que poden manejar.
  • Venciments específics per a cada tipus de document i avís abans de la seva caducitat.
  • OCR: Reconeixement automàtic de documents.
  • 
Definició de documents crítics per al control d’accessos o pagament de certificacions.
  • Integració CAE amb sistemes ERP, CRM, Accessos.
  • Integració de la plataforma de gestió documental CAE amb el sistema de gestió de la informació interna de l’empresa.
  • Possibilitat de vincular el personal autoritzat a torns d’entrada, sistemes de lectura de targetes, etc.
  • Gestió del control d’accessos
  • 
Coordinació amb els controls d’entrada al centre de treball per a l’autorització d’accés de personal a les instal·lacions, ja sigui mitjançant comunicació directa o amb software integrat.
  • Control documental subministraments i ADR
  • Sol·licitud de documentació a empreses, anàlisis i validació, segons criteris de compliment establerts pel client. Servei destinat al compliment CAE amb empreses subministradores i de transport que entren al centres de treball, encara que no tinguin vinculació contractual amb l’empresa.
  • Consultoria especialitzada CAE
  • Procediments de coordinació d’activitats empresarials.
  • Protocols de control documental.
  • Aditoria sobre sistemes de gestió documental.
  • 
Assessorament sobre l’aplicació del RD1627/97 en treballs de manteniment als centres de treball, per part de consultors experts.
Personal tècnic de suport a HSE
Tècnics de PRL amb experiència en treballs de manteniment, de suport al departament HSE en el desenvolupament de funcions tècniques de coordinació d’activitats empresarials.
  • Coordinació  d’Activitats Empresarials
  • 
Software SAAS de gestió CAE
  • Auditoria de Gestió Documental


Buscar Prevengest
Compartir: